La clave para organizar de manera efectiva

La efectividad no es casual. Y las personas que realmente son efectivas lo son porque cuentan con dos elementos fundamentales para serlo:

1. Los hábitos adecuados.
2. El sistema de organización adecuado.

Cierto es que existen muchas personas que, aún teniendo los hábitos necesarios, no logran la efectividad. ¿Por qué? Bueno, pues porque probablemente su sistema de organización no es el adecuado.

Y sí, también están los del lado contrario, los que no cuentan con esos hábitos pero a pesar de ello el nivel de efectividad es bueno. ¿Por qué? Pues porque, probablemente, en este caso sí cuentan con el sistema de organización adecuado.

Quizá tú mismo has probado un sinfín de sistemas de organización que no te han terminado de funcionar. Una de las razones que explica el mal funcionamiento de estos sistemas es la mala interpretación sobre qué significa realmente organizar y para qué sirve.
Para no caer en el mismo error, empecemos entonces por el principio…

¿Qué significa organizar?

Organizar es preparar una cosa pensando detenidamente en todos los detalles necesarios para su buen desarrollo.

Organizar implica definir espacios muy concretos y, en cada espacio, ubicar todos los elementos que tienen un significado común y asociar un espacio a cada significado.

Listas de tareas

La tradicional lista de tareas parece, a priori, un buen ejemplo y un buen sistema de organización. Y digo aparentemente porque en la mayoría de los casos no lo es, puesto que incumplo los requisito de los que hablábamos.

Las listas de tareas suelen combinar acciones con recordatorios, suelen mezclar tareas urgentes con otras que se deben realizar en una fecha o plazo concreto, suelen incluir notas sobre las que aún no se ha tomado una decisión, etc.

¿Por qué es tan utilizada entonces la lista de tareas? Muy simple, el uso de una única lista resulta atractivo para nuestro cerebro.
Como solución, las nuevas metodologías proponen sustituir la lista única por un conjunto de listas más pequeñas pero también más efectivas, ya que sí van a contar con los requisitos indicados arriba.

Sin embargo, por esa creencia que tenemos tan arraigada de que «menos es mejor», a pesar de reconocer la inefectividad de la lista única, sustituirla por varias listas no es algo que guste demasiado a la gran mayoría de las personas.

Claves para organizar de forma efectiva

Para resumir, organizar es una actividad sencilla y lograr el éxito en la organización es viable, siempre que se cumplan tres requisitos tan sencillos como fundamentales:

• Organizar todos los elementos de un mismo significado
  Es necesario para que el sistema funcione. Organizar solamente parte de ellos, hará que el sistema deje de ser útil.
• No mezclar tareas
  La clave está en que todas las tareas que hay en un sitio deben compartir un mismo significado.
• Un espacio propio para cada cosa

Y tú, ¿cómo te organizas para ser efectivo?