Como ser más productivo: aprende a distinguir entre proyectos y acciones

Las preguntas que invaden nuestra mente cuando estamos en nuestro puesto de trabajo son diversas, pero la que más nos preocupa es ¿cómo ser más productivo en el trabajo?

Relacionadas con esta pregunta, luego nos hacemos muchas otras como ¿a qué “tarea” de todas las que tengo le doy prioridad?, ¿cómo aumento la productividad sin perder calidad en mi trabajo?, ¿realmente consigo algo con los esfuerzos que hago?, ¿debería enfocar mi
producción de otra forma?

Para poder conseguir nuestro objetivo nos basaremos en el método de productividad GTD (Getting Things Done) desarrollado por David Allen, el cual, ha sido aceptado mundialmente como una de las metodologías más eficientes de organización personal.

Como ser más productivo

Para empezar, debes tener bien claro y definido lo que tienes que hacer.

Muchas personas aún no saben qué tareas tienen que desempeñar en su puesto de trabajo. Por ejemplo, un administrativo toca muchísimos ámbitos de la empresa, pero es crucial que defina desde un principio de la actividad laboral las tareas específicas va a llevar acabo: ¿hará las nóminas de los empleados?, ¿los presupuestos para los clientes?, ¿atenderá las llamadas de la empresa?, ¿llevará la agenda del jefe?

El modelo de productividad de David Allen te ayudará a disipar todas estas dudas que te surgen en el momento en el que trabajas.

Para implementar en tu vida esta metodología lo primero que tendrás que cambiar es tu vocabulario.

Siguiendo con uno de los ejemplos anteriores, si yo te pregunto ¿qué es para ti hacer un presupuesto?, seguramente me contestarías que es hacer una “tarea”; y si te pregunto ¿qué es un proyecto?, lo definirías como algo muy extenso, con muchas partes y complicado de sacar adelante en el futuro.

Pues bien, hagamos un cambio de chip. A lo que llamamos “tarea” lo vamos a definir como «acción»; esta acción debe ser indivisible y accionable, es decir, nada te puede impedir que la hagas inmediatamente.

Te pongo un ejemplo, la acción de hacer un presupuesto no podría llevarse a cabo si no tengo un listado de precios definidos de nuestros servicios, o no sé los servicios que el cliente requiere; por lo tanto la acción inmediata sería hacer un listado de precios.

Llamaremos proyecto a aquello que requiera más de dos acciones. Así que, si hago el listado de precios de los servicios y hablo con el cliente para ver qué servicios requiere, completaré las acciones con las que pueda llevar a cabo el proyecto que es la realización de un presupuesto.

Con este simple truco y entrenándolo cada día conseguirás en muy poco tiempo tus objetivos; y luego serás tú el que pueda enseñar a los demás a como ser más productivo.