Como organizar tu trabajo para no sentir tanto estrés

La manera más rápida de sentirte realizado cada día, es cumpliendo los plazos que te has marcado en el trabajo. Ver como el trabajo se acumula y sentirte mal por ello, pasará a la historia. Te voy a dar las claves con las que podrás organizar tu trabajo y de esta forma no sentir tanto estrés.

¿Estas satisfecho con la forma de organizar tu trabajo?

Seguramente, la forma en la que tú organizas tu trabajo, se adecua a las necesidades de concentración que necesitas. Las personas somos todas diferentes y cada una necesitamos unos plazos específicos para llevar acabo ciertas tareas.

Lo que está claro, es que organizando y siendo protagonistas de la gestión de tu tiempo, disminuirá los niveles de estrés que te puedan causar los imprevistos en el trabajo.

Pero, ¿cuál es la forma adecuada de organizar tu trabajo?

Ya seas Freelance o directivo de una gran empresa, seguramente el ir a contrarreloj es lo que sea lleva tu tranquilidad y bienestar emocional.  Tener presente en tu cabeza:

• Tareas pendientes
• Gastos
• Llamadas que no se hicieron o no te contestaron
• La presentación de documentación
• Fechas límite

Hace que no disfrutes de tu trabajo y te mantienen en un agotamiento continuo. Y para ello es recomendable que realices una buena gestión de tu tiempo.

Pasos para organizar mejor tu trabajo

Para planificar la organización, es necesario que identifiques el tiempo que inviertes en realizar las diferentes tareas. Y ¿cómo hacer esto?

• Identifica cada proyecto o cliente y define las tareas que son necesarias para llevarlo a cabo. Recuerda que esta información debe actualizarse contantemente.
• Reserva algo de tiempo para imprevistos o tareas que te surjan en el día
• Asigna a cada tarea un plazo máximo en el tiempo
• Empieza cada día con las prioridades que te marca tu propia planificación

Cada tarea requiere un tiempo, y a medida que las hagas sabrás cuanto debes invertir en cada una.

Que evitar en la organización de tu trabajo

Los calendarios

Evita en la medida de lo posible, usar el calendario para marcar tareas diarias o que realices con frecuencia. Este aspecto visual de lo que tienes pendiente te generará ansiedad. Marca en el calendario eventos importantes como reuniones, visitas, o entregas en plazos muy importantes.

El correo electrónico

Cuando las tareas sean inmediatas o urgentes, evita usar el correo electrónico. Haz llamadas o acto de presencia donde se requiera. Tratar las cosas de primera mano, te permitirá ahorrar algo de tiempo.

El esperar contestaciones por correo que no llegan, el tener que ordenar la llegada de emails importantes, tener conversaciones largas por correo son algunas de las razones que no te dejaran avanzar en tus tareas diarias.

Reuniones

Las reuniones interminables en las que no se llega a nada, lo único que hacen es atrasar tu trabajo y el de los demás trabajadores.

Para saber si una reunión es necesaria hazte las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el motivo de la reunión?
• ¿Cuál es mi rol en esa reunión?
• ¿A qué hora empieza y a qué hora acaba?
• ¿Qué orden y tiempo se le dedicará a cada tema?
• ¿Es necesaria mi presencia todo el tiempo que dure la reunión?

Teniendo la información que contesta estas preguntas, podrás hacer la reunión. Asegúrate de que todos los asistentes tengan esta información, de esta forma se centrarán en los puntos a seguir.

Organizando adecuadamente tu trabajo notarás una gran mejoría. Ser feliz con el tiempo que inviertes en el trabajo es posible.