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calidad de vida¿Cuántas veces a pasado por tu mente, incluso por tu lista de propósitos, organizar mejor tu tiempo para vivir con más tranquilidad? Estoy totalmente seguro que más de una vez… Mi pregunta es, ¿además de proponértelo, has buscado una solución?
Déjame decirte que buscar esa solución es muy importante e incidirá directamente en tu calidad de vida.

Administrar y optimizar el tiempo es fundamental para realizar la gran cantidad de tareas que debemos hacer cada día sin sacrificar nuestra vida personal. A continuación te facilito las claves para administrar bien tu tiempo:

Organízate con cuadrantes para optimizar tu tiempo y gana calidad de vida

Importante y urgente

Añade en este cuadrante todas las tareas y actividades que debes realizar de manera inmediata.

Es muy frecuente que aplacemos algunos asuntos hasta convertirlos en algo muy urgente e incluso llevándolos a límites peligrosos, que generan crisis o un grado de estrés muy elevado.

Este cuadrante sirve precisamente para evitar esas situaciones complicadas. Pero has de tener en cuenta que no debe estar demasiado lleno de tareas este cuadrante, porque si lo saturas, acabará por dominando tu tiempo y no te permitirá margen para atender otros asuntos.

Importante y no urgente

Este es un cuadrante de planificación a largo plazo. El objetivo de este cuadrante es que te anticipes a los acontecimientos y problemas, de manera que tengas margen para organizarte y ejecutar las tareas con tiempo.

Si logras organizar este cuadrante de la manera adecuada y actuar, lograrás un punto fundamental para evitar estrés, que es la previsión y la preparación ante lo que sabemos que va a ocurrir.

Urgente y no importante

Ojo, uno de los grandes problemas a la hora de organizar nuestro tiempo es que la mayor parte del mismo lo pasamos resolviendo asuntos de este cuadrante porque los confundimos con el primero.

Se trata de tareas que, por lo general, contribuyen a la satisfacción de los demás, como pueden ser atender llamadas, reuniones improductivas o innecesarias, responder a correos electrónicos, etc.

Procura tener un buen conocimiento y control de lo que va y ocurre en este cuadrante y tendrás una buena parte del camino recorrido.

No urgente y no importante

Aquí tenemos el cuadrante o listados de tareas y actividades a las que acudimos para huir del estrés, del agobio, de la saturación…

Es importante que sepas que no nos aporta gran cosa y que, invertirle horas a estas tareas solo nos hará perder un tiempo valioso en cosas innecesarias, al menos en este momento.

 

Deseo que este artículo, con las claves para redistribuir y organizar tus tareas de manera eficaz y efectiva, basado en las técnias que nos ofrece el best seller “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, de Stephen Coveyte, te ayuden a organizarte mejor y mejorar tu calidad de vida. 
Si te animas a ponerlo en práctica, te invito a contarnos tu experiencia, lo que te ha funcionado y lo que no, en los comentarios. Así podremos aprender un poquito más todos.
Hasta el próximo artículo. Te envío un gran abrazo.

La manera más rápida de sentirte realizado cada día, es cumpliendo los plazos que te has marcado en el trabajo. Ver como el trabajo se acumula y sentirte mal por ello, pasará a la historia. Te voy a dar las claves con las que podrás organizar tu trabajo y de esta forma no sentir tanto estrés.organizar tu trabajo

¿Estas satisfecho con la forma de organizar tu trabajo?

Seguramente, la forma en la que tú organizas tu trabajo, se adecua a las necesidades de concentración que necesitas. Las personas somos todas diferentes y cada una necesitamos unos plazos específicos para llevar acabo ciertas tareas.

Lo que está claro, es que organizando y siendo protagonistas de la gestión de tu tiempo, disminuirá los niveles de estrés que te puedan causar los imprevistos en el trabajo.

Pero, ¿cuál es la forma adecuada de organizar tu trabajo?

Ya seas Freelance o directivo de una gran empresa, seguramente el ir a contrarreloj es lo que sea lleva tu tranquilidad y bienestar emocional.  Tener presente en tu cabeza:

  • Tareas pendientes
  • Gastos
  • Llamadas que no se hicieron o no te contestaron
  • La presentación de documentación
  • Fechas límite

Hace que no disfrutes de tu trabajo y te mantienen en un agotamiento continuo. Y para ello es recomendable que realices una buena gestión de tu tiempo.

Pasos para organizar mejor tu trabajo

Para planificar la organización, es necesario que identifiques el tiempo que inviertes en realizar las diferentes tareas. Y ¿cómo hacer esto?

  • Identifica cada proyecto o cliente y define las tareas que son necesarias para llevarlo a cabo. Recuerda que esta información debe actualizarse contantemente.
  • Reserva algo de tiempo para imprevistos o tareas que te surjan en el día
  • Asigna a cada tarea un plazo máximo en el tiempo
  • Empieza cada día con las prioridades que te marca tu propia planificación

Cada tarea requiere un tiempo, y a medida que las hagas sabrás cuanto debes invertir en cada una.

Que evitar en la organización de tu trabajo

Los calendarios

Evita en la medida de lo posible, usar el calendario para marcar tareas diarias o que realices con frecuencia. Este aspecto visual de lo que tienes pendiente te generará ansiedad. Marca en el calendario eventos importantes como reuniones, visitas, o entregas en plazos muy importantes.

El correo electrónico

Cuando las tareas sean inmediatas o urgentes, evita usar el correo electrónico. Haz llamadas o acto de presencia donde se requiera. Tratar las cosas de primera mano, te permitirá ahorrar algo de tiempo.

El esperar contestaciones por correo que no llegan, el tener que ordenar la llegada de emails importantes, tener conversaciones largas por correo son algunas de las razones que no te dejaran avanzar en tus tareas diarias.

Reuniones

Las reuniones interminables en las que no se llega a nada, lo único que hacen es atrasar tu trabajo y el de los demás trabajadores.

Para saber si una reunión es necesaria hazte las siguientes preguntas:

  • ¿Cuál es el motivo de la reunión?
  • ¿Cuál es mi rol en esa reunión?
  • ¿A qué hora empieza y a qué hora acaba?
  • ¿Qué orden y tiempo se le dedicará a cada tema?
  • ¿Es necesaria mi presencia todo el tiempo que dure la reunión?

Teniendo la información que contesta estas preguntas, podrás hacer la reunión. Asegúrate de que todos los asistentes tengan esta información, de esta forma se centrarán en los puntos a seguir.

Organizando adecuadamente tu trabajo notarás una gran mejoría. Ser feliz con el tiempo que inviertes en el trabajo es posible.

 

 

 

La efectividad no es casual. Y las personas que realmente son efectivas lo son porque cuentan con dos elementos fundamentales para serlo:

  1. Los hábitos adecuados.
  2. El sistema de organización adecuado.

Cierto es que existen muchas personas que, aún teniendo los hábitos necesarios, no logran la efectividad. ¿Por qué? Bueno, pues porque probablemente su sistema de organización no es el adecuado.

Y sí, también están los del lado contrario, los que no cuentan con esos hábitos pero a pesar de ello el nivel de efectividad es bueno. ¿Por qué? Pues porque, probablemente, en este caso sí cuentan con el sistema de organización adecuado.

Quizá tú mismo has probado un sinfín de sistemas de organización que no te han terminado de funcionar. Una de las razones que explica el mal funcionamiento de estos sistemas es la mala interpretación sobre qué significa realmente organizar y para qué sirve.
Para no caer en el mismo error, empecemos entonces por el principio…

¿Qué significa organizar?

Organizar es preparar una cosa pensando detenidamente en todos los detalles necesarios para su buen desarrollo.

Organizar implica definir espacios muy concretos y, en cada espacio, ubicar todos los elementos que tienen un significado común y asociar un espacio a cada significado.

Listas de tareas

La tradicional lista de tareas parece, a priori, un buen ejemplo y un buen sistema de organización. Y digo aparentemente porque en la mayoría de los casos no lo es, puesto que incumplo los requisito de los que hablábamos.

Las listas de tareas suelen combinar acciones con recordatorios, suelen mezclar tareas urgentes con otras que se deben realizar en una fecha o plazo concreto, suelen incluir notas sobre las que aún no se ha tomado una decisión, etc.

¿Por qué es tan utilizada entonces la lista de tareas? Muy simple, el uso de una única lista resulta atractivo para nuestro cerebro.
Como solución, las nuevas metodologías proponen sustituir la lista única por un conjunto de listas más pequeñas pero también más efectivas, ya que sí van a contar con los requisitos indicados arriba.

Sin embargo, por esa creencia que tenemos tan arraigada de que “menos es mejor”, a pesar de reconocer la inefectividad de la lista única, sustituirla por varias listas no es algo que guste demasiado a la gran mayoría de las personas.

Claves para organizar de forma efectiva

Para resumir, organizar es una actividad sencilla y lograr el éxito en la organización es viable, siempre que se cumplan tres requisitos tan sencillos como fundamentales:

  • Organizar todos los elementos de un mismo significado
    Es necesario para que el sistema funcione. Organizar solamente parte de ellos, hará que el sistema deje de ser útil.
  • No mezclar tareas
    La clave está en que todas las tareas que hay en un sitio deben compartir un mismo significado.
  • Un espacio propio para cada cosa

Y tú, ¿cómo te organizas para ser efectivo?