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gestion del tiempo

La gestión del tiempo es un aspecto fundamental en el ámbito laboral que no siempre llevamos de la manera más adecuada. Y las consecuencias de ello no solo afectan a la compañía, sino que se extienden más allá del ámbito laboral, afectando incluso a nuestra salud. Es por ello que este post lo quiero dedicar a este tema. ¡Comenzamos!

Podemos dividir el tiempo en el trabajo en tres grupos fundamentales:

  • Tiempo personal
    Lo podemos definir como la forma en la que utilizamos el tiempo: la manera en la que establecemos prioridades, el grado de eficacia de nuestras actividades, la toma de decisiones, etc.
  •  Tiempo compartido
    Es esa parte de nuestro tiempo en el trabajo que compartimos con nuestro equipo: reuniones, planificación de proyectos, etc.
  • Tiempo delegado.
    Aquí hablamos de todas esas tareas o actividades que desarrollamos a través de nuestros colaboradores o subordinados.

Es interesante conocer cada uno de estos elementos, para poder mejorar la eficacia de nuestro tiempo en el trabajo. Más adelante, desarrollaré más en profundidad cada uno en otros artículos, pues bien merece ser tratados con más detalle…

Cómo gestionar el tiempo profesional

La solución a la gestión del tiempo en el trabajo pasa por enfocarnos en las cosas más importantes, en lugar de querer hacerlo todo; y en poner límites a nuestras tareas.

Dicho de otra forma, gestionar bien nuestro tiempo es cuestión de elegir, de realizar elecciones continuamente.

Muchos profesionales caen en el error de verse desbordados y en una espiral de estrés porque dan prioridad a ciertas tareas o actividades por el simple hecho de que siempre lo han hecho.

Largas de trabajo es sinónimo de ineficiencia en el uso del tiempo

¿Cuántas veces has escuchado eso de «no tengo tiempo»? ¿Cuántas veces lo has dicho tú mismo/a?

Cuando somos absorbidos y dominados por la inercia en el trabajo, se crea un bucle que no nos deja avanzar, repetimos cada día todo lo que tanto estrés y agotamiento nos causa. Falta de eficiencia.

Según mi opinión, aunque poco a poco vamos avanzando, aún hoy se sobrevalora la presencialidad en el trabajo y se infravalora el aporte de valor. Cuestión cultural que no se cambia de un día para otro. Pero, sin duda es una de las grandes causas de la ausencia de eficacia en el trabajo y la falta de productividad.

No tienes tiempo porque no sabes cómo utilizarlo

Tiempo sí hay, lo que quizá no tienes es una forma eficaz de emplearlo. De hecho, en el trabajo tendemos a realizar antes las actividades que nos agradan y dejar lo que nos agrada menos para el final; incluso realizar antes lo que requiere de menos tiempo; optar por lo más fácil antes que zanjar lo que nos exige un mayor esfuerzo; lo urgente antes que lo importante… y así un largo etcétera.

Tips para gestionar mejor tu tiempo profesional

  1. Sé selectivo/a en las tareas. Prioriza a conciencia: lo esencial primero.
    Sí, el kid de la cuestión radica en saber qué es lo esencial. Hablaremos de esto con más calma en otros artículos. Pero, cuando hayas definido lo esencial, solo tienes que eliminar todo lo que no lo sea.
  2. Aunque no lo creas, el secreto para tener más tiempo es hacer menos cosas.
  3. Ten en cuenta que todo lo que no esté en tu agenda, irá después de todo lo que tiene una hora asignada.
  4. Ha una lista con las cosas que tienes que hacer. Y otra lista con las cosas que no tienes que hacer. Verlo plasmado en el papel te ayudará a recordarlo y evitar caer en tareas que te robarán tiempo y te llevarán a la ineficacia.

Espero que os haya sido de utilidad el post y los consejos y, lo más importante, que los llevéis a la práctica y os resulten no solo interesantes, sino también útiles.
Gracias por estar ahí.

 

gestión del tiempo Gestionar y administrar el tiempo de forma correcta y eficiente es fundamental para alcanzar el éxito y cualquier meta. Y para lograrlo, es necesario enfocar la acción hacia actividades productivas y que encajen con tus objetivos. Debemos tener en cuenta que todos, a diario, estamos emprendiendo acción. Y por pequeña que parezca, cada una de esas acciones marcan nuestro camino, nos guían por un camino concreto que nos acerca a determinadas metas u objetivos y los aleja de otros. Es muy importante, para avanzar, poner el foco en un objetivo determinado y saber redirigir todas nuestras acciones hacia él. De esta forma, lo que conseguiremos es avanzar en dirección al objetivo que nos hemos impuesto. Todas las acciones que realicemos teniendo como foco central la meta, derivará en actividades productivas que permitirán avanzar. Pero si no controlamos nuestras acciones o si no las enfocamos en aquello que queremos conseguir, obtendremos resultados en infinidad de direcciones que no nos llevarán a un punto fijo y difícilmente nos acercarán al objetivo. Esta es, sin ninguna duda, una de las características que determinan el alcance o no del éxito de una persona. Cuando se dirigen y relacionan todas las acciones a un punto concreto, a un objetivo concreto, se genera éxito. La clave no es hacer más cosas o hacerlas durante más tiempo, la clave para alcanzar el éxito (o al menos una de ellas), radica en caminar siempre en dirección a lo que deseamos. De poco, más bien nada, sirve generar muchos resultados si no está perfectamente alineados con nuestros objetivos. Definir claramente los objetivos es el primer paso. Y a partir de ahí, debemos determinar qué actividades productivas pueden contribuir a lograr lo que nos proponemos; debemos definir un plan de acción. Lo cierto es que a la hora de gestionar el tiempo no existen sistemas buenos o malos, mejores o peores, sólo hay sistemas que funcionan y otros que no funcionan. Yo te propongo seguir siete claves sobre las que podrás definir bien ese plan de acción que necesitas y que debes decidir tú mismo/a:

Objetivos a largo plazo

Define tus objetivos a largo plazo sin olvidar que esos objetivos deben ser realistas y medibles.

Objetivos a corto plazo

De la misma manera que con los objetivos a largo plazo, define tus objetivos a corto plazo, relacionándolos siempre con los objetivos del punto anterior, deben estar alineados.

Tareas a corto plazo

Ahora que ya tienes claros los objetivos, es momento de definir las tareas a corto plazo, esas tareas que te permitirán ir avanzando poco a poco, primero hacia los objetivos a corto plazo y a medida que los vayas alcanzado, te acercarán a tus objetivos generales.

Plannig semanal

Para evitar dispersarte, toma cada semana algunos minutos de tu tiempo para planificar toda la semana de trabajo y organizar cada una de las tareas que deberás realizar.

Planning diario

Divide todas las tareas anteriores de manera que puedas asignar parte de ellas a cada uno de los días.

Prioriza

Con toda certeza tendrás tareas clave, más urgentes o más importantes que otras. Prioriza y en tu trabajo diario, comienza por esas tareas.

Define tiempos concretos para realizar tus tareas

Asigna no sólo el día de la semana a tus tareas, sino también la hora a la que comenzarás a desarrollarla y el tiempo que tardarás en terminarla.   Realizar todos estos ejercicios permiten conectar todas las actividades, alinearlas y redirigirlas hacia la meta. Siguiendo estas pautas tu lista de tareas evolucionará, estarás así administrando tu tiempo y enfocando tu acción de tal manera que no te centrarás en la realización de cada una de esas tareas, sino en la búsqueda de los resultados e impactos en la dirección correcta.

delegarDelegar es para cualquier directivo una de las tareas más delicadas. Y es que, al delegar una tarea o actividad se encomienda a otra persona para que la ejecute, con los riesgos y consecuencias que ello conlleva.

Cuando delegamos a otra persona una actividad o tarea dentro de una organización, automáticamente estamos otorgando a esa persona la posibilidad de realizarla en nuestro nombre, del mismo modo que estamos asumiendo la responsabilidad de algo que no controlamos totalmente, ya que no lo hacemos directamente.
Teniendo en cuenta lo anterior, es evidente que para que la delegación de una tarea sea efectiva y eficaz, es necesario que exista una confianza previa en la persona a la que vamos a encomendar la actividad. Es imprescindible que al delegar, exista la confianza y seguridad suficiente de que esa persona cuenta con la capacidad, interés y predisposición necesaria para ejecutar la tarea con la exigencia y calidad que requiere.
Es por esto que, a pesar de su aparente sencillez, resulta tan complicado delegar…

¿Qué ventajas ofrece delegar?

Cualquier proyecto exige el desarrollo de múltiples tareas que, los límites del tiempo, y en ocasiones también otros factores, impiden que una sola persona pueda realizarlas sola. Aún así, son frecuentes los casos de profesionales al mando de un proyecto o directivos que trabajan al cien por cien de sus posibilidades y capacidad, lo que a la larga puede suponer un inconveniente más que una ventaja a la hora de alcanzar los objetivos.

Sin embargo, cuando se delega una tarea a la persona adecuada, se produce un efecto multiplicador de las capacidades de las personas. Permite una mayor y mejor organización, ampliando las posibilidades y capacidades a través de la participación y colaboración. Delegar, sin ninguna duda, permite aumentar la calidad y la cantidad de los resultados que se obtienen dentro de un proyecto u organización.

Las claves para una delegación efectiva y eficaz:

  • Delegar no es olvidar. Delegar es encomendar y trasladar a otra persona una tarea, pero ello no implica el olvido de la misma, es fundamental realizar un seguimiento y seguir controlándola.
  • Formación. Decía antes que la confianza es fundamental a la hora de delegar. Pues bien, para poder tener esa confianza absoluta en las personas que colaboran en un proyecto, es muy importante su formación, por lo que invertir todos los recursos posibles en formación siempre será positivo.
  • Pregúntate, en cada tarea, si es realmente necesario que la hagas tú. Pregúntate a ti mismo/a si realmente es conveniente que la realices tú o si es una tarea que puedes delegar. Valora las posibilidades y opciones… Y si finalmente conviene delegarla, valora qué persona la puede desarrollar, si hay alguien en tu entorno capacitado y en quien confíes, adelante; si no, valora quién, tras un período de formación, podría realizarla.
    Al hacerte estas preguntas con cada una de tus tareas habituales, te darás cuenta que realmente muchas son delegables, y encomendárselas a otras personas incrementarían tu potencial.
  • Marca objetivos. Establecer objetivos claros es la mejor manera de conseguir que una delegación sea efectiva, ya que con unos objetivos claros, es posible medir y cuantificar. Y esto permite conocer la evolución del proyecto en general y también el compromiso de cada una de las personas que trabajan en él.
  • Crea una atmósfera de confianza. Es importante crear un ambiente libre de miedo en el que cada una de las personas que participan en un proyecto se sientan cómodas y seguras a la hora de desarrollar las tareas correspondientes, y sean capaces de tomar decisiones y actuar sin miedo a la equivocación.