La gestión del tiempo es un aspecto fundamental en el ámbito laboral que no siempre llevamos de la manera más adecuada. Y las consecuencias de ello no solo afectan a la compañía, sino que se extienden más allá del ámbito laboral, afectando incluso a nuestra salud. Es por ello que este post lo quiero dedicar a este tema. ¡Comenzamos!
Podemos dividir el tiempo en el trabajo en tres grupos fundamentales:
- Tiempo personal
Lo podemos definir como la forma en la que utilizamos el tiempo: la manera en la que establecemos prioridades, el grado de eficacia de nuestras actividades, la toma de decisiones, etc. - Tiempo compartido
Es esa parte de nuestro tiempo en el trabajo que compartimos con nuestro equipo: reuniones, planificación de proyectos, etc. - Tiempo delegado.
Aquí hablamos de todas esas tareas o actividades que desarrollamos a través de nuestros colaboradores o subordinados.
Es interesante conocer cada uno de estos elementos, para poder mejorar la eficacia de nuestro tiempo en el trabajo. Más adelante, desarrollaré más en profundidad cada uno en otros artículos, pues bien merece ser tratados con más detalle…
Cómo gestionar el tiempo profesional
La solución a la gestión del tiempo en el trabajo pasa por enfocarnos en las cosas más importantes, en lugar de querer hacerlo todo; y en poner límites a nuestras tareas.
Dicho de otra forma, gestionar bien nuestro tiempo es cuestión de elegir, de realizar elecciones continuamente.
Muchos profesionales caen en el error de verse desbordados y en una espiral de estrés porque dan prioridad a ciertas tareas o actividades por el simple hecho de que siempre lo han hecho.
Largas de trabajo es sinónimo de ineficiencia en el uso del tiempo
¿Cuántas veces has escuchado eso de «no tengo tiempo»? ¿Cuántas veces lo has dicho tú mismo/a?
Cuando somos absorbidos y dominados por la inercia en el trabajo, se crea un bucle que no nos deja avanzar, repetimos cada día todo lo que tanto estrés y agotamiento nos causa. Falta de eficiencia.
Según mi opinión, aunque poco a poco vamos avanzando, aún hoy se sobrevalora la presencialidad en el trabajo y se infravalora el aporte de valor. Cuestión cultural que no se cambia de un día para otro. Pero, sin duda es una de las grandes causas de la ausencia de eficacia en el trabajo y la falta de productividad.
No tienes tiempo porque no sabes cómo utilizarlo
Tiempo sí hay, lo que quizá no tienes es una forma eficaz de emplearlo. De hecho, en el trabajo tendemos a realizar antes las actividades que nos agradan y dejar lo que nos agrada menos para el final; incluso realizar antes lo que requiere de menos tiempo; optar por lo más fácil antes que zanjar lo que nos exige un mayor esfuerzo; lo urgente antes que lo importante… y así un largo etcétera.
Tips para gestionar mejor tu tiempo profesional
- Sé selectivo/a en las tareas. Prioriza a conciencia: lo esencial primero.
Sí, el kid de la cuestión radica en saber qué es lo esencial. Hablaremos de esto con más calma en otros artículos. Pero, cuando hayas definido lo esencial, solo tienes que eliminar todo lo que no lo sea. - Aunque no lo creas, el secreto para tener más tiempo es hacer menos cosas.
- Ten en cuenta que todo lo que no esté en tu agenda, irá después de todo lo que tiene una hora asignada.
- Ha una lista con las cosas que tienes que hacer. Y otra lista con las cosas que no tienes que hacer. Verlo plasmado en el papel te ayudará a recordarlo y evitar caer en tareas que te robarán tiempo y te llevarán a la ineficacia.
Espero que os haya sido de utilidad el post y los consejos y, lo más importante, que los llevéis a la práctica y os resulten no solo interesantes, sino también útiles.
Gracias por estar ahí.
Gestionar y administrar el tiempo de forma correcta y eficiente es fundamental para alcanzar el éxito y cualquier meta. Y para lograrlo, es necesario enfocar la acción hacia actividades productivas y que encajen con tus objetivos. Debemos tener en cuenta que todos, a diario, estamos emprendiendo acción. Y por pequeña que parezca, cada una de esas acciones marcan nuestro camino, nos guían por un camino concreto que nos acerca a determinadas metas u objetivos y los aleja de otros. Es muy importante, para avanzar, poner el foco en un objetivo determinado y saber redirigir todas nuestras acciones hacia él. De esta forma, lo que conseguiremos es avanzar en dirección al objetivo que nos hemos impuesto. Todas las acciones que realicemos teniendo como foco central la meta, derivará en actividades productivas que permitirán avanzar. Pero si no controlamos nuestras acciones o si no las enfocamos en aquello que queremos conseguir, obtendremos resultados en infinidad de direcciones que no nos llevarán a un punto fijo y difícilmente nos acercarán al objetivo. Esta es, sin ninguna duda, una de las características que determinan el alcance o no del éxito de una persona. Cuando se dirigen y relacionan todas las acciones a un punto concreto, a un objetivo concreto, se genera éxito. La clave no es hacer más cosas o hacerlas durante más tiempo, la clave para alcanzar el éxito (o al menos una de ellas), radica en caminar siempre en dirección a lo que deseamos. De poco, más bien nada, sirve generar muchos resultados si no está perfectamente alineados con nuestros objetivos. Definir claramente los objetivos es el primer paso. Y a partir de ahí, debemos determinar qué actividades productivas pueden contribuir a lograr lo que nos proponemos; debemos definir un plan de acción. Lo cierto es que a la hora de gestionar el tiempo no existen sistemas buenos o malos, mejores o peores, sólo hay sistemas que funcionan y otros que no funcionan. Yo te propongo seguir siete claves sobre las que podrás definir bien ese plan de acción que necesitas y que debes decidir tú mismo/a:
Delegar es para cualquier directivo una de las tareas más delicadas. Y es que, al delegar una tarea o actividad se encomienda a otra persona para que la ejecute, con los riesgos y consecuencias que ello conlleva.