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«El tiempo es un bien escaso». Pero esto no es solo un refrán, es una realidad que debemos tener muy presente en cualquier empresa u organización. El tiempo, al igual que hacemos con el capital, debemos invertirlo a conciencia y con prudencia.

Las reuniones son la más potente con la que cualquier líder o directivo puede contar para forjar un buen equipo de trabajo.
La definición de las estrategias, la resolución de problemas, la toma de decisiones, el desarrollo de capacidades… es mucho lo que puede dar de sí una reunión si se afrontan y asumen de la manera adecuada.

Para sacar el máximo partido al trabajo, es fundamental exprimir al máximo el potencial humano y ponerlo en valor. Y para conseguirlo, sin ninguna duda, las reuniones son uno de los grandes aliados de líderes y directivos.

Deshazte de la idea de que el tiempo es gratis. No lo es. Pero no solo no lo es, sino que es fundamental convertirlo en una buena inversión.

Con respecto al nivel en el que te encuentras en este momento en lo que a este tema se refiere, te invito a plantearte las siguientes cuestiones:

  1. ¿Organizas reuniones en tu empresa o con tu equipo?
  2. ¿Has definido una frecuencia para las mismas? (¿las convocas de manera semanal, quincenal, mensual…?)
  3. ¿Has fijado siempre la misma hora para que los participantes adquieran esa reunión como un hábito?
  4. ¿Cuentas con una agenda compartida en la que todos los participantes de la reunión pueden consultar y estar al tanto de la orden del día y objetivos de las reuniones?
  5. ¿Revisas al inicio de tus reuniones los puntos acordados en la reunión anterior?
  6. ¿Participan todos los miembros del equipo en las reuniones?
  7. ¿Los motivas para que intervengan y participen en las reuniones?
  8. Todos sabemos que siempre hay miembros en un equipo a los que les cuesta más la participación, ¿estás fomentando la participación de estas personas a las que les cuesta un poco más?
  9. ¿La participación de los miembros del equipo en las reuniones se centran en quejas, o por el contrario son para plantear dudas, ideas y aportar soluciones?
  10. ¿Dedicas unos minutos para reconocer los logros de tu equipo y hacer mención de las cosas positivas que han sucedido?
  11. ¿Las reuniones finalizan a la hora acordada?
  12. Cuando finaliza la reunión, ¿cada participante tiene claras las tareas que debe desarrollar de cara a la próxima reunión?

Estas son solo algunas cuestiones clave que es importante plantearse para hacer una evaluación. Si la mayor parte de tus respuestas a estas preguntas es negativa, ¡es hora de actuar

¿Hablamos? Te explicaré de manera práctica cómo convertir tus reuniones y las de tu equipo en una verdadera herramienta de crecimiento.

reuniones con éxito

Son muchos los aspectos que hacen que una reunión tenga éxito: prepararla de forma adecuada, seleccionar a las personas correctas para participar, etc.

Y de todos los pasos que se precisa dar para que resulte exitosa, tanto a la hora de preparar la reunión como al ejecutarla, las nuevas tecnologías nos pueden ayudar, facilitándonos diversas tareas. Hoy, os propongo algunas herramientas que yo mismo he probado y pueden ser muy útiles para hacer que nuestras reuniones tengan éxito:

Dropbox y Google Drive

Estados herramientas se pueden convertir en tus aliadas para evitar que la información se pierda. Te permitirán guardarla y acceder desde cualquier a toda esa información desde cualquier lugar.

Skype

Qué sería de muchos de nosotros sin Skype.
Cuando tenemos una reunión con alguien que se encuentra lejos, esta herramienta nos permite acortar las distancias. A través de videoconferencia, de una forma muy fácil e intuitiva podemos mantener una vídeollamada con cualquier persona, esté donde esté.

Rev

Aún me sorprende la función de esta aplicación. Y es que resulta tan útil.

¿Cuántas veces hemos asistido a una reunión y olvidamos las conclusiones a las que se ha llegado en ella? Si eres de los despistados a los que le pasa habitualmente, esta es tu aplicación, porque se encarga de transcribir el audio.

Con Rev, no habrá problemas si algo quedó en el aire o alguien olvidó especificar algún resultado o conclusión en el resumen post reunión.

Evernote

Un clásico que merece mención.

E una reunión siempre surgen ideas, propuestas, nuevas tareas… y mucho más que anotar para que nada se escape. Evernote permiten mantener tus notas e ideas bien organizadas. Además, la aplicación permite agruparlas de manera automática en la agenda personal.

 

El objetivo final de cualquier reunión es sacar provecho a lo planteado, expuesto y debatido. Y las nuevas tecnologías, en concreto las aplicaciones, nos pueden ser de gran ayuda para mejorar nuestra productividad y optimizar nuestro tiempo y tareas.

Seguro que utilizas alguna aplicación, ¿alguna de estas, quizá?, ¿o conoces otras que merezca la pena explorar porque te han resultado prácticas y efectivas?