Cómo lograr una comunicación eficaz en una videoconferencia

La tecnología ha permitido conseguir que se generen reuniones laborales sin importar las distancias que puedan separar a los integrantes de la junta. Los interlocutores se pueden mirar a la cara y dialogar en tiempo real con el uso de alguna de las aplicaciones que existen para tal fin.

Cómo lograr una comunicación eficaz en una videoconferencia

Sin embargo, este nuevo formato requiere plantearse desafíos en materia de alcanzar una comunicación eficaz, particularmente por el hecho que las videollamadas simples, suelen ser comunicaciones de video entre dos personas.

Hoy en día, el auge de las videoconferencias ya es un hecho, dejando atrás aquellos tiempos donde eran necesarios equipos de lujo y experiencia en el tema, que solía ser costosa. Hoy en día, todo lo que se necesita para organizar una videoconferencia es un móvil, sabiendo que es vital contar con una conectividad adecuada en materia de internet.

Dentro de las herramientas gratuitas se destaca, ZOOM, Skype.. Actualmente también se cuenta con muy buenas alternativas como Google Hangouts, TeamViewer, Weber, Yanboard, o join.me, entre otras opciones.

5 pasos para una comunicación eficaz Online.

Aunque las videoconferencias cuentan con muchas similitudes, respecto a las reuniones individuales; sin embargo, para poder asegurar una comunicación eficaz es preciso tener en cuenta diferentes aspectos.

Tener una buena banda ancha

Uno de los ítem primordiales es contar con una muy buena banda ancha, que sea superior a la necesaria para una simple llamada de video. A esto se debe sumar que, todos los participantes, puedan contar con las mismas posibilidades de conectividad, caso contrario, se corre el peligro de perder en algún momento parte de la sesión, que puede menoscabar la experiencia colectiva de la videoconferencia.

El software

En materia de software y el uso de herramientas para alcanzar una comunicación eficaz, siempre es fundamental la correcta configuración de los micrófonos, como así también la realización de pruebas de sonido anteriores. Así se evitarán problemas a futuro en la comunicación. De la misma manera se deben revisar todos los programas utilizados para la comunicación de video. Su correcta configuración evitará probables interrupciones de la conferencia que se está realizando.

Comunicación no verbal

La comunicación no verbal es otro de los componentes que no pueden quedar librados al azar. Toda videoconferencia cuenta con un componente visual, con una audiencia que se encontrará observando todas aquella señales verbales o no verbales. Las manos se deben ver claramente en el vídeo y, fundamentalmente, la expresión facial debe estar a tono con nuestro estado de ánimo. Este es un tema fundamental para alcanzar una comunicación eficaz.

Calidad en el vídeo

Todas aquellas comunicaciones que cuenten con vídeos de excelente calidad de imagen permitirá vivir una mejor experiencia comunicacional. Un imagen borrosa, brillante o intermitente terminará distrayendo a los participantes de la videoconferencia. Una cámara bien posicionada, con respecto a la iluminación que se recibe, es fundamental para una excelente videoconferencia.

Respetar los tiempos

Al momento del inicio de la reunión se debe confirmar que todo funcione de manera correcta; esto se puede realizar en el momento del saludo. El respeto con el silencio, cuando otra persona habla, es fundamental durante la videoconferencia. Uno de los errores a evitar es mantener los micrófonos abiertos cuando otro integrante de la videoconferencia se encuentra hablando, para conseguir una videoconferencia fluida.

Evitar distracciones

Un punto extra a tener en cuenta es la limitación de toda acción que pueda llevar a la distracción de otros o nosotros mismos. En el momento de llevar adelante una videoconferencia se deben evitar las actividades de revisión de correos electrónicos o el teléfono. Cualquiera de estas acciones pueden llevar a que los interlocutores no presten atención a la misma.

En una videoconferencia, como también sucede en las charlas o encuentros persona a persona, la eficacia de la comunicación tiene su punto de inicio en el momento del contacto visual hacia aquel que se le habla.

No olvidemos que los protagonistas son los asistentes y las opciones que os facilitan la comunicación cada vez son más importantes, compartir pantalla, chat, no solo porque crece nuestra calidad en la comunicación con numerosos recursos, sino que además nos dará confianza ante posibles dificultades.

La crisis que estamos viviendo nos esta obligando cada vez más a revisar nuestras formas de trabajar y de vivir.

Las videoconferencias y el tele-trabajo son unos de los muchos ejemplos que podríamos hacer.

Nos enfrentamos a diario al gran reto de tener que salir de nuestras zonas de confort y esto es un ejercicio que estoy seguro que en el largo plazo dará sus futos a quien lo esta aprovechando.

Antes de despedirme de ti me gustaría invitarte a disfrutar de esta intervención de Eduard Punset sobre la La Felicidad en Tiempos de Crisis.

Es un vídeo de 2012, lo se, pero estarás de acuerdo conmigo después de haberlo visto que es más actual que nunca.

 

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