¿Reuniones eternas? Así trabajan los ejecutivos más eficaces del mundo
Si hay algo que escucho con frecuencia en mis sesiones de coaching es esta frase: «José Ramón, paso el día metido en reuniones y no avanzo en nada importante». No es una exageración. En muchas empresas, especialmente en España, la cultura de la reunión interminable se ha convertido en una norma no escrita. Y lo peor es que no nos damos cuenta del coste que esto tiene, no solo en términos de productividad, sino también en desgaste emocional y toma de decisiones.
El mito de la reunión como productividad
Durante años, las reuniones han sido vistas como símbolo de trabajo en equipo, liderazgo y dinamismo. Reunirse era estar “haciendo cosas”. Pero los datos dicen otra cosa. Según un estudio de Adecco, el 88% de las empresas en España afirma haber incrementado el número de reuniones internas, percibiéndolas como menos provechosas. Una forma elegante de decir que nos pasamos el día hablando… sin avanzar.
Reuniones efectivas: No pierdas el tiempo
Más preocupante aún: otro estudio de Harvard Business Review mostró que el 70% de los empleados mejora su productividad cuando se reducen un 40% las reuniones. ¿La clave? Liberar tiempo para el trabajo profundo, el que realmente mueve los resultados.
¿Por qué seguimos haciendo reuniones inútiles?
La respuesta no es sencilla, pero hay varios factores:
- Falta de cultura de preparación. Se convoca sin orden del día, sin objetivos claros ni roles definidos.
- Convocatorias masivas. Cuantos más, mejor, como si la cantidad asegurara consenso. En realidad, ocurre lo contrario.
- Coste invisible. Muy pocas organizaciones calculan cuánto cuesta una hora de reunión con cinco, diez o quince personas.
Como decía Agustín Peralt, experto en productividad, “el mayor despilfarro humano de una empresa son las reuniones mal gestionadas”.
La experiencia directa: la mitad del tiempo reunidos
En algunos procesos de coaching he visto cómo directivos pasan entre el 40% y el 60% de su jornada en reuniones, muchas de ellas prescindibles. Una clienta me decía: “cuanta más gente hay en una reunión, más se tiende al debate y menos se resuelve”. Y es cierto. La reunión deja de ser herramienta de decisión para convertirse en tertulia sin rumbo.
Herramientas digitales que te ayudarán a tener éxito en las reuniones de trabajo
Otra directiva me confesaba que solo cuando ella misma convoca y estructura los temas, consigue resultados. Cuando no lo hace, simplemente asiste “por cortesía”, perdiendo horas sin un retorno real.
¿Te suena?
Claves para cortar con las reuniones ineficientes
Los directivos más eficaces del mundo no tienen una fórmula mágica, pero sí aplican con rigor algunas prácticas clave. Vamos a verlas.
1. Menos es más: la regla de las dos pizzas
Esta norma, popularizada por Jeff Bezos, es tan simple como poderosa:
“Si dos pizzas no bastan para alimentar a todos los asistentes, hay demasiada gente en la reunión.”
El objetivo es claro: reducir el número de participantes a los estrictamente necesarios. No se trata de excluir, sino de centrar. Las reuniones con menos personas son más dinámicas, permiten mayor participación real y favorecen decisiones ágiles.
2. Siempre con propósito y tiempo limitado
Toda reunión debe tener un propósito concreto, un tiempo acotado y un resultado esperado. Si no se cumple alguna de estas tres condiciones, es mejor no hacerla.
Algunos directivos están aplicando técnicas sencillas pero efectivas: reuniones de 15 minutos para seguimiento, de 30 para revisión semanal y nunca más de 45 para decisiones estratégicas. Un responsable de gestión del cambio explicaba en LinkedIn cómo al reducir 15 minutos cada reunión ganaba una hora diaria de tiempo real para trabajar en lo importante.
3. No más PowerPoints: el valor del memo
Otra regla de Bezos que merece atención: en lugar de empezar las reuniones con presentaciones, los asistentes reciben un memo estructurado que deben leer en silencio durante los primeros 30 minutos.
Esto evita improvisaciones, asegura que todos estén al día y fomenta una discusión de calidad. En un mundo donde todos vamos corriendo, esta pausa para leer y reflexionar cambia radicalmente el tono de la reunión.
4. El moderador importa más de lo que crees
Una reunión sin un buen moderador es como un barco sin timón. Es necesario alguien que oriente la conversación, evite desviaciones y cierre con acuerdos claros y responsables asignados. Esta figura no tiene que ser siempre el jefe. Puede rotarse, o incluso externalizarse, pero debe estar.
5. Escuchar primero, hablar después
Una de las claves que más me ha sorprendido de los líderes de alto nivel es esta: el líder habla el último. Así evita condicionar al equipo y permite que emerjan ideas más auténticas. La innovación nace muchas veces de las voces menos jerárquicas, pero para eso hay que crear espacio.
Lo que puedes hacer desde hoy
Revisa tu agenda semanal y elimina al menos una reunión innecesaria.- Propón un cambio de formato: prueba con memos, listas de tareas compartidas o seguimientos por e-mail.
- Limita las reuniones a 45 minutos. No pasa nada si terminan antes.
- Convoca solo a quienes realmente deben aportar.
- Asegúrate de que toda reunión termine con decisiones claras y responsables asignados.
Revisa tu agenda semanal y elimina al menos una reunión innecesaria.Cambiar la cultura de las reuniones no es una batalla contra el tiempo, sino a favor de la calidad. Y empieza por ti.
