Delegar es para cualquier directivo una de las tareas más delicadas. Y es que, al delegar una tarea o actividad se encomienda a otra persona para que la ejecute, con los riesgos y consecuencias que ello conlleva.
Cuando delegamos a otra persona una actividad o tarea dentro de una organización, automáticamente estamos otorgando a esa persona la posibilidad de realizarla en nuestro nombre, del mismo modo que estamos asumiendo la responsabilidad de algo que no controlamos totalmente, ya que no lo hacemos directamente.
Teniendo en cuenta lo anterior, es evidente que para que la delegación de una tarea sea efectiva y eficaz, es necesario que exista una confianza previa en la persona a la que vamos a encomendar la actividad. Es imprescindible que al delegar, exista la confianza y seguridad suficiente de que esa persona cuenta con la capacidad, interés y predisposición necesaria para ejecutar la tarea con la exigencia y calidad que requiere.
Es por esto que, a pesar de su aparente sencillez, resulta tan complicado delegar…
¿Qué ventajas ofrece delegar?
Cualquier proyecto exige el desarrollo de múltiples tareas que, los límites del tiempo, y en ocasiones también otros factores, impiden que una sola persona pueda realizarlas sola. Aún así, son frecuentes los casos de profesionales al mando de un proyecto o directivos que trabajan al cien por cien de sus posibilidades y capacidad, lo que a la larga puede suponer un inconveniente más que una ventaja a la hora de alcanzar los objetivos.
Sin embargo, cuando se delega una tarea a la persona adecuada, se produce un efecto multiplicador de las capacidades de las personas. Permite una mayor y mejor organización, ampliando las posibilidades y capacidades a través de la participación y colaboración. Delegar, sin ninguna duda, permite aumentar la calidad y la cantidad de los resultados que se obtienen dentro de un proyecto u organización.
Las claves para una delegación efectiva y eficaz:
- Delegar no es olvidar. Delegar es encomendar y trasladar a otra persona una tarea, pero ello no implica el olvido de la misma, es fundamental realizar un seguimiento y seguir controlándola.
- Formación. Decía antes que la confianza es fundamental a la hora de delegar. Pues bien, para poder tener esa confianza absoluta en las personas que colaboran en un proyecto, es muy importante su formación, por lo que invertir todos los recursos posibles en formación siempre será positivo.
- Pregúntate, en cada tarea, si es realmente necesario que la hagas tú. Pregúntate a ti mismo/a si realmente es conveniente que la realices tú o si es una tarea que puedes delegar. Valora las posibilidades y opciones… Y si finalmente conviene delegarla, valora qué persona la puede desarrollar, si hay alguien en tu entorno capacitado y en quien confíes, adelante; si no, valora quién, tras un período de formación, podría realizarla.
Al hacerte estas preguntas con cada una de tus tareas habituales, te darás cuenta que realmente muchas son delegables, y encomendárselas a otras personas incrementarían tu potencial.
- Marca objetivos. Establecer objetivos claros es la mejor manera de conseguir que una delegación sea efectiva, ya que con unos objetivos claros, es posible medir y cuantificar. Y esto permite conocer la evolución del proyecto en general y también el compromiso de cada una de las personas que trabajan en él.
- Crea una atmósfera de confianza. Es importante crear un ambiente libre de miedo en el que cada una de las personas que participan en un proyecto se sientan cómodas y seguras a la hora de desarrollar las tareas correspondientes, y sean capaces de tomar decisiones y actuar sin miedo a la equivocación.
