Tener una agenda organizada y efectiva no es algo que se consiga de un momento a otro. Sin embargo, sí logras dominar esto, puedes hacer cosas que ni siquiera habías imaginado con tu tiempo. Es por ello que hoy quiero dedicar este post a darte algunos trucos para organizar tu agenda y optimizar tu tiempo.

No digo que sea tarea fácil, pero sí que puedo ofrecerte grandes beneficios. ¿Estás dispuesto a salir de tu zona de confort? ¡Vamos allá!

Toma las riendas de tu tiempo

Gestionar una agenda es un hábito que se construye poco a poco. Un hábito que te permitirá controlar y administrar uno de tus bienes más preciados: Tu tiempo.

3 trucos para organizar tu agenda y optimizar tu tiempo

Dedica unos minutos al día a revisar tu agenda

Cada persona es un mundo. Y en alguna ocasión he comentado que no todos los sistemas de productividad son efectivos por igual para todo el mundo, por lo tanto, es totalmente válido querer organizar la agenda de manera semanal o quincenal en función de nuestras necesidades y hábitos. Sin embargo, es importante revisar y actualizar la agenda a diario.

Dedica cada día unos minutos a revisar tu agenda y actualizarla. No importa el momento… la mañana, por la tarde o por la noche; el mejor momento para ello es el mejor momento que a ti te funcione.
Lo que sí te aconsejo es que cada día revisa tu agenda a la misma hora, de esta manera se convertirá en un hábito.

Sé realista

Cuando definas el tiempo que vas a emplear para realizar cada tarea o actividad procura dejar cierto margen para realizarla con comodidad.

Se calcula que vas a realizar una tarea en una hora, procura destinarle una hora y cuarto, por ejemplo. Así podrás revisarla con tranquilidad o, si surge algún contratiempo, tener margen para acabar a la hora prevista. Si te sobra tiempo podrás emplearlo en otra tarea o destinarlo a otra en la que tardes más de lo previsto.

También es fundamental que controles el número de tareas y actividades que asigna a cada día. Sixto, sé realista.
Mi consejo es que no asignes más de 15 o 20 tareas a cada día. Por muchas ganas y motivación que tengas asignar más tareas o actividades puede llevarte a la frustración si no logra terminar.

Establece prioridades

Es muy común que, cuando alguien comienza a seguir una agenda, se queje de acabar enredado entre actividades cotidianas y mecánicas que le roban tiempo para realizar cosas más importantes o extraordinarias.

El problema aquí no es tanto de organización sino de prioridades. Todos disponemos del mismo tiempo cada día, 24 horas; la diferencia está en administrarla de manera eficaz o no.

Recuerda que el primero de los trucos que te he propuesto es dedicar un momento cada día a revisar tu agenda. No es por capricho, de esta manera podrá clasificar a diario cada una de tus actividades y tareas según su prioridad, sin dejar a un lado las cosas que también son importantes pero no urgentes.

 

Espero que estos tres trucos te resulten prácticos y efectivos. Y si conoces algún otro truco técnica o sistema que funciona, te animo a comentar y hacérnoslo saber.
Gracias una vez más por estar ahí. Nos leemos en el siguiente artículo, hasta entonces, asegúrate de ser muy feliz.

Estoy seguro que más de una vez te has ido de vacaciones y has regresado con la sensación de que no has logrado «Recargar las pilas».
Y es que a todos nos ha pasado que los primeros días de trabajo estamos nuestra energía no está precisamente elevada. Es por eso que he querido hacer este post que tiene toda la intención de que logréis descansar y a la vez tener unas vacaciones proactivas.

La idea es que logres liderarte a ti mismo, no solo cuando estás en el trabajo, también mientras estás de vacaciones para lograr esas vacaciones proactivas de las que hablaba y a la vez desconectar y descansar lo suficiente como para regresar al trabajo con las pilas cargadas.

Tips para descansar y a la vez tener unas vacaciones proactivas

Sé realista

El primer paso es poner los pies en el suelo y tener claro cuál es y cómo es nuestra vida. Por lo general, nuestra vida no se parece nada a lo que es cuando estamos de vacaciones. Conciénciate y evita hacerte ilusiones subrealistas.

Afróntalo. pero sobre todo piensa, ¿qué harías durante todo un año de vacaciones?

Si eres un poco imaginativo se te ocurrirá muchas cosas. Bien. Pero sé sincer@ contigo e imágina un miércoles por la mañana en diciembre en ese lugar de vacaciones… ¿La imagen te gusta, te atrae, realmente quisieras eso? Si es así y puedes hacerlo, no lo dudes, hazlo.

Levántate temprano

Muchas personas no entienden unas vacaciones sin dormir mucho. Pero si te levantas temprano podrás programar todas las actividades y tareas, de manera que podrás luego disfrutar del día de una forma más relajada.

Si viajas, ¡ojo con el jetlag!

Si vas a hacer algún viaje de larga distancia, procura ajustar el reloj de tu cuerpo lo más pronto posible, para ello, evita alcohol e intenta beber mucha agua.

Automatiza la actualización de tu correo

No necesitas estar actualizando constantemente tu correo electrónico. En vacaciones, programa tu correo para que se actualice a determinadas horas y olvídate de actuarlizarlo o revisarlo cada 5 minutos.

Informa de que no estás en la oficina

Estás de vacaciones. Refuerza tus límites programando una respuesta automática en tu correo informando a las personas que te envían un email en estos días que estás de vacaciones y no estás en la oficina, pero que no vas a tardar en responder.

Son muchos factores los que intervienen a la hora de que los colaboradores de una empresa consideren la organización un buen lugar para trabajar. Horarios, buen ambiente, conciliación laboral, comunicación, liderazgo… Muchos factores.

Y si hablamos de recursos humanos, podemos decir que resulta exitoso el trabajo de este departamento cuando se logra que las políticas de la empresa y la práctica alcancen un equilibrio de manera que ello fomente la productividad y los empleados o colaboradores se sientan bien en su puesto de trabajo y estén comprometidos con su actividad y la organización.

En el post de hoy, mi intención es daros algunas claves que, llevadas a la práctica en la organización, os ayudarán a crear un buen ambiente laboral:

Genera confianza entre tus colaboradores

Confianza. ¡Qué importante es!

Sí, también en el ámbito laboral y entre los colaboradores de cualquier organización.

Todo funciona diferente y mucho mejor en aquellas empresas en las que los colaboradores, tanto entre ellos como con la empresa, se sienten comprometidos. Y para esto es necesario que haya confianza.

Mi consejo para comenzar a fomentar esa confianza: no impongas decisiones, pregunta, plantea dudas, escucha ideas.

Aprende a escuchar

Y hablando de escuchar, este es otro aspecto fundamental para lograr un buen clima laboral.

Escucha lo que dice tu equipo, pero no solo con las palabras, también con su lenguaje corporal, con sus ideas.

Reconoce el esfuerzo

Otra de las claves para alcanzar ese buen clima laboral es el reconocimiento al esfuerzo.

Cuando un trabajador ha hecho un gran esfuerzo o se ha dedicado de manera especial a una tarea o trabajo, es importante que se reconozca su esfuerzo. Quizá con unas simples palabras, quizá con un premio, etc.

Promueve la autonomía

Atrás quedaron modelos de negocio que iban en sentido contrario a esta idea…

En la empresa actual, los colaboradores no solo deben adquirir responsabilidades relacionadas con su cargo, sino que es muy importante promover la autonomía de cada miembro del equipo, fomentando que puedan pensar de forma libre y crítica, que propongan ideas y que se impliquen e involucren.

La clave está en que sientan que sus opiniones cuentan y además son importantes, así como su trabajo.

Crea un espacio físico agradable

Aunque no lo creas, el espacio físico en el que se trabaja, es importante para un buen ambiente organizacional.

Procura que tu equipo trabaje en un lugar ordenado, confortable, limpio, luminoso… un espacio que potencie la creatividad. Ten en cuenta que pasaréis muchas horas en la oficina, trabajar en un lugar agradable y que ofrezca las herramientas necesarias para desempeñar la actividad es fundamental.

SI te fijas en las oficinas de hoy en día, reina el concepto open space. Un concepto participativo, colaborativo y que facilita la comunicación entre los diferentes miembros del equipo.

Realiza una buena gestión del management

Y cierro este bloque de consejos para alcanzar el tan deseado bien clima organizacional hablando de líderes.

Si quieres un buen ambiente en tu equipo o en tu empresa, asegúrate de escoger los líderes correctos.

Mucho hemos hablado de liderazgo en el blog. Te invito a dar un paseo por los artículos y descubrir las claves del liderazgo. En este caso, ten especialmente en cuenta que existen diversos tipos de lirerazgo (autocrático, delegativo, democrático, natural, transaccional y transformacional; entre otros) que se adaptarán en función del área de la empresa o del momento que ésta atraviese.

 

Os invito a poner estos consejos e ideas en práctica y, por supuesto, a contarme vuestra experiencia al respecto… 
Gracias por estar ahí. Nos leemos la próxima semana. Mientras, no olvidéis ser muy felices. 

Hoy quiero compartir con vosotros un poema y una reflexión. Ambos con el título «el mundo pertenece a quien se atreve“.

Poema de Charles Chaplin

” ¡Vive!

Ya perdoné errores casi imperdonables.

• Traté de sustituir personas insustituibles,

de olvidar personas inolvidables.

Ya hice cosas por impulso.

Ya me decepcioné con algunas personas,

mas también yo decepcioné a alguien.

Ya abracé para proteger.

Ya me  reí cuando no podía.

Ya hice amigos eternos.

Ya amé y fui amado pero también fui rechazado.

Ya fui amado y no supe amar.

Ya grité y salté de felicidad.

Ya viví de amor e hice juramentos eternos,

pero también los he roto y muchos.

Ya lloré escuchando música y viendo fotos.

Ya llamé sólo para escuchar una voz.

Ya me enamoré por una sonrisa.

Ya pensé que iba a morir de tanta nostalgia y…

Tuve miedo de perder a alguien especial

y terminé perdiéndolo

¡pero sobreviví!

¡y todavía vivo!

No paso por la vida

y tú tampoco deberías sólo pasar… ¡Vive!

Bueno es ir a la lucha con determinación

abrazar la vida y vivir con pasión.

Perder con clase y vencer con osadía,

porque el mundo pertenece a quien se atreve

y la vida es mucho más para ser insignificante.”

—Charles Chaplin— 

Atrévete

El mundo sigue avanzando gracias a los valientes. El mundo gira y avanza gracias a aquellos que se atreven a ir hacia delante en busca de lo que pretenden, de sus sueños, de los que están dispuestos a lanzarse…

Gracias a los valientes, se va abriendo el camino y lo vamos más claro.

Conozco a muchas personas valientes que se han atrevido a hacer cosas que los demás no se atrevían. Que decidieron vencer sus propios miedos y no dejarse paralizar por ellos…

Y que no existe ni una sola persona que no tenga miedos, lo que existen son personas capaces de actuar y ser valientes a pesar de sus miedos.

• ¿Te atreves?